근로계약서에 서명은 받았는데, 사본은 건네지 않았다. 연봉이 바뀌었는데 연봉계약서를 새로 만들지 않았다. 전자계약으로 처리했는데 회사 서버에만 저장해 두었다. 이 세 가지는 모두 근로기준법 제17조 위반이며, 적발 시 500만 원 이하의 벌금 대상이다. 근로계약서 교부 의무는 ‘작성’이 아니라 ‘전달’을 기준으로 판단한다.
근기법 제17조가 말하는 구조 — ‘명시’와 ‘교부’는 다른 개념이다
근로기준법 제17조는 두 층위의 의무를 구분한다.
제1항 — 일반 명시 의무: 사용자는 근로계약 체결 시 아래 사항을 근로자에게 명시해야 한다. 계약 체결 후 해당 사항을 변경하는 경우에도 같다.
- 임금(구성항목·계산방법·지급방법)
- 소정근로시간
- 주휴일 및 공휴일
- 연차유급휴가
- 취업장소와 종사업무
- 취업규칙 필수 기재사항(근기법 제93조)
- 기숙사에 기숙하는 경우 기숙사 규칙
여기서 ‘명시’는 구두 설명이나 취업규칙 열람 안내 등 방식을 가리지 않는다. 대법원은 “취업규칙에 명시되어 있고 근로자에게 주지시키면 명시의무를 이행한 것”이라고 판시했다(대법원 2007.3.30, 2006도6479).
제2항 — 서면명시·교부 의무: 제1항 항목 중 임금의 구성항목·계산방법·지급방법, 소정근로시간, 휴일(주휴일·공휴일), 연차유급휴가에 대해서는 반드시 서면으로 명시한 문서를 근로자에게 교부해야 한다. 위반 시 500만 원 이하 벌금(근기법 제114조).
핵심은 ‘서면 작성’과 ‘교부(전달)’가 별개라는 점이다. 근로계약서를 만들었어도 근로자에게 사본을 건네지 않으면 제2항 위반이다.
명시·서면명시·교부 — 방법 비교표
| 구분 | 허용 방법 | 인정 안 되는 방법 | 비고 |
|---|---|---|---|
| 명시(제1항) | 구두 설명, 취업규칙 주지, 서면 기재 등 모든 방식 | — | 취업규칙 준용 조항 + 주지로 충족 가능 (근로기준팀-5809, 2007.8.7) |
| 서면명시(제2항) | 종이문서 기재, 전자문서 작성, 사내 인트라넷 게재, 전자우편 등재 | 구두 설명만, 화이트보드 공지 | 전자문서 포함(전자문서및전자거래기본법 제2조 제1호) |
| 교부(제2항) | 종이 직접 전달, 근로자 지정 이메일로 발송, 사내전산망 수신함 전송 | 회사 서버에만 저장, 열람 권한 부여만, 사내 게시판 공지 | 근로자가 직접 출력 가능해도 서버 저장만이면 불충분 (근로기준정책과-6384, 2016.10.12) |
행정해석이 정리한 핵심 쟁점 3가지
① 취업규칙으로 서면명시를 갈음할 수 있는가
가능하다 — 단, 조건이 있다. 근로계약서에 ‘취업규칙에 따른다’고 기재하고, 해당 취업규칙 내용을 근로자에게 실제로 주지(설명 등)시켰다면 근기법 제17조의 서면 명시로 인정된다(근로기준팀-5809, 2007.8.7). 이 경우에도 근로자가 요구하면 관련 서면을 교부해야 하는 의무는 별도로 남는다.
실무상 근로계약서에 개인별 사항(임금·직무·근무지)만 기재하고 나머지는 취업규칙 준용으로 처리하는 방식이 일반적이다. 그러나 임금의 구성항목·계산방법·지급방법은 취업규칙 준용만으로는 부족하다. 개인마다 다를 수 있는 항목이므로 근로계약서에 직접 명시해 교부해야 한다.
② 전자근로계약서 교부 — 어디까지가 ‘교부’인가
전자서명이 된 전자근로계약서라도 회사 서버에만 저장된 채 근로자가 직접 출력할 수 있는 상태라 해도 교부로 볼 수 없다(근로기준정책과-6384, 2016.10.12). 교부로 인정받으려면 다음 중 하나여야 한다.
- 종이로 출력해 직접 전달
- 근로자가 지정한 이메일 등 정보처리시스템에 발송(발송 시점에 교부 완료)
- 근로자가 관리하는 사내전산망 수신함에 입력
2023년 행정해석(근로기준정책과-1797, 2023.6.1)은 전자근로계약의 유효요건을 추가로 명확화했다. 당사자 전자서명 포함, 서명 후 일방이 임의로 수정할 수 없도록 읽기전용 저장, 상대방이 수정 사실을 즉시 확인할 수 있는 장치 등 세 가지 요건을 갖춰야 한다.
③ 근로자가 서명을 거부하면 어떻게 되나
근기법 제17조 제2항이 문제 삼는 것은 ‘근로계약서 미작성’이 아니라 주요 근로조건 서면 교부 의무이다. 근로자가 계약서 서명을 거부해도 사용자는 임금 등 근로조건을 서면으로 작성해 이메일 등으로 전달할 수 있으므로, 서명 거부를 이유로 교부 불이행을 정당화할 수 없다. 실무 대응: 임금 등 주요 근로조건을 기재한 서면을 이메일로 발송하고 발송 기록을 보존해 둔다.
놓치기 쉬운 실무 포인트
연봉계약서 재교부 — 매년 해야 하는가
연봉이 달라졌다면 원칙적으로 새 연봉계약서를 교부해야 한다. 근기법 제17조 제1항 후단이 “변경하는 경우에도 명시해야 한다”고 정하기 때문이다. 호봉 승급, 직책수당 신설, 직급 변경에 따른 임금 구성 변동도 마찬가지다. 다만 최저임금 인상처럼 법령에 의해 자동으로 반영되는 경우는 근로자가 별도로 요구하지 않는 한 재교부 의무가 바로 생기지는 않는다.
기간제·단시간근로자 — 서면명시 항목이 더 넓다
기간제 및 단시간근로자 보호 등에 관한 법률 제17조는 일반 근로자보다 서면 명시 범위를 넓게 요구한다. 특히 단시간근로자는 근로일 및 근로일별 근로시간을 추가로 서면 명시해야 한다. 기간제법 위반 시에도 별도 제재가 있으므로 기간제·단시간 계약 작성 시 체크가 필요하다.
5인 미만 사업장도 적용
근기법 제17조의 서면명시·교부 의무는 상시 근로자 수와 관계없이 모든 사업장에 적용된다. 소규모 사업장이 자주 착각하는 부분이다.
교부 증거는 반드시 남겨야 한다
계약서를 교부했더라도 증거가 없으면 분쟁에서 불리하다. 고용노동부 표준근로계약서 양식에는 “사업주는 본 계약서를 교부함”이라는 확인 문구가 포함돼 있다. 실무에서는 계약서 하단에 교부 수령 확인 서명란을 추가하거나, 이메일 발송 기록을 보존하거나, 별도 교부대장에 서명을 받는 방식을 권장한다. 근로계약서는 3년간 보존 의무가 있다.
현장에서 가장 자주 보는 패턴은 전자계약 시스템 도입 후 회사 서버에만 저장하는 경우다. HR 시스템에서 전자서명까지 받았지만 근로자 이메일로 발송하지 않아 근로감독에서 일괄 적발되는 사례가 있었다. 전자계약 도입 시 시스템이 자동으로 근로자에게 계약서 사본을 발송하는지 설정 확인이 필수다.
핵심 정리
- 근기법 제17조는 ‘명시'(제1항)와 ‘서면명시·교부'(제2항)를 구분한다 — 임금·소정근로시간·휴일·연차는 서면 교부 의무 대상
- 교부는 ‘전달’이 기준 — 서버 저장, 열람 권한 부여는 교부 아님
- 전자계약서는 근로자 지정 이메일 등으로 발송해야 교부 인정
- 근로자가 서명 거부해도 서면을 이메일로 전달하면 교부 의무 이행 가능
- 연봉 변경 시 재교부 원칙 — 최저임금 법령 자동 인상은 예외
- 기간제·단시간은 기간제법 제17조 추가 항목 필수 확인
자주 묻는 질문
Q. 근로자가 근로계약서 서명을 거부하면 교부 의무도 없어지나요?
아닙니다. 서명 거부와 무관하게 사용자는 임금 등 주요 근로조건을 서면으로 작성해 이메일 등으로 전달하면 교부 의무를 이행한 것으로 봅니다.
Q. 전자근로계약서를 근로자가 스스로 출력할 수 있으면 교부한 것인가요?
볼 수 없습니다. 회사 서버에만 저장된 경우 교부 미이행입니다. 근로자가 지정한 이메일로 발송해야 합니다(근로기준정책과-6384, 2016.10.12).
Q. 매년 최저임금이 오를 때마다 근로계약서를 다시 교부해야 하나요?
법령에 의한 자동 인상은 근로자 요구가 없는 한 재교부 의무가 바로 생기지 않습니다. 임금 구성이 실질적으로 바뀌는 경우(직책수당 신설 등)는 재교부가 필요합니다.
Q. 5인 미만 소규모 사업장도 근로계약서 교부 의무가 있나요?
있습니다. 사업장 규모와 관계없이 근기법 제17조가 적용됩니다.
Q. 취업규칙에 근로조건이 명시돼 있으면 근로계약서에 별도 기재를 생략해도 되나요?
공통 조건은 취업규칙 준용으로 대체 가능하지만, 개인별로 다른 임금 구성항목은 반드시 근로계약서에 직접 기재해 교부해야 합니다(대법원 2007.3.30, 2006도6479).
작성: 서재홍 | NODE